昨日は私の上司の定年のお祝い会でした。
9月末に幹事を任され、ここまで準備して来ましたが、途中いろんなことがありました。今後また同じようなことで困らないように、備忘録として残しておきます。
定年退職祝いの幹事をすることになったら？
どこまでお誘いするべき？
私の会社は拠点がたくさんわかれてます。
今回定年を迎えた方は様々な拠点でご活躍をされた方でした。
いままでその方がどんな方々と交流があったのかを調べようとしましたが、正直自分では無理でした。仲の良い同年代の方に相談するのが一番早いと思います。
日程決定には細心の注意を！
実は今回、最初に予定した日にちに大事なイベントがあったことを後から知り、お誘いのメールを訂正しなければならない事態が発生しました。
日程を決める際に、会社全体のスケジュールを把握している課と当日出席いただける一番偉い人に直接スケジュールをうかがったにもかかわらずです。
なので、日程を決める際にはできるだけ多くの人にこの日で大丈夫かどうかを確認してみたほうがいいと思います。
会場は広くなくてもいい？
今回、定年のお祝いだからホテルの宴会場を会場の第一候補として予定してました。
が、急な日程変更となったためにホテルが抑えられず、最大で50席のイタリアンのお店で行うこととなりました。居酒屋であれば何とかなるかもしれませんが、11月の土曜日ともなるとホテルやおしゃれなお店は予約がほぼ取れないです。
結果的にホテルじゃなくてよかったと思うのは、人と人の距離が近くて話しがしやすったことと、マイクがなくても全員に話が聞こえたこと。
おかげで終始あたたかい雰囲気で会が進行できました。
記念品は前もって準備しよう！
今回は時間がなくて記念品を購入してから賛同者を募るというやり方になってしまったのですが、もし時間に余裕があれば賛同者を募って予算が決まってから購入すべきだと思いました。
というのも、賛同者が予想していたよりも多くて、先に購入してた記念品の額より大幅に多く集まったからです。はじめからこのぐらいの金額とわかっていればもっと高価なものを準備することができました。
今回はこちらにメッセージを入れてプレゼントしました。
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あと、中に入れるお酒は飲み比べセットで！
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サプライズケーキは良かった！
定年なので定年月は誕生月になると思うのですが、今回お祝いする方の誕生日がお祝い会の4日後でしたのでサプライズケーキを準備しました。
歓談している途中で急に照明を消していただき、ハッピーバースデーをみんなで合唱し、ろうそくを消していただきましたが、思いのほか喜んでいただけました。
また、歓談の時間の中に1つそういったイベントを盛り込むと、進行にもメリハリが出て良かったです。
また、女子の割合が高かったのでデザートがあったのは喜んでいただけました。
歓談の時間も気を抜かない
当日の進行を別の方にお願いしようと思ってたのですが、3日前に頼んだら直前過ぎたためか断られてしまいました。もっと前からお願いしとけばよかったと反省。
仕方がないので進行も私がしたのですが、進行に集中しすぎるあまり歓談のときは気が抜けてました。歓談は出席してくださった方々が主賓とまんべんなくお話ができるように、時々席の配置を替えたり、主賓に移動をお願いする必要があります。
挨拶の依頼は前もって
当日、挨拶していただく方たちにお声がけはしたのですが、いろいろバタバタしすぎて前日の依頼になってしまいました。(ホントすみません・・・)そんな中でも、みなさま快く引き受けてくださりました。
直前にもかかわらず、依頼した方々は細かなエピソードを交えた温かいお話をしてくださいました。特に本部長は当日出席することができない、拠点の離れた交流のあった方々からのメッセージを事前に準備してくださっていたようで、懐かしい方からの言葉に主賓の方も感極まっている感じがありました。
幹事を終えて
実は部長までした方の定年については、私の拠点では前例がなく、何もかもがわからず手探り状態でした。また定年と言っても再雇用のため、引き続き同じ拠点で勤務されるため、送別会ではなかったのも、いろんな面で迷いを生じさせました。
そんな難しい条件のお祝い会を幹事経験のない私が幹事をするなんて・・・と不安だらけで臨みましたが、なんとか無事にお祝い会を終えることができました。
あとは記念品の集金がちょっと残っているぐらいですが、今回ほどいろいろな方からの協力がうれしく感じられたことはありませんでした。
本当にありがとうございました！！
